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Qualitätsoptimierungs- und Beschwerdeformular

Im Rahmen unserer Arbeit als Kinder- und Jugendhilfeträger sind wir auf Optimierungsvorschläge und konstruktive Beschwerden angewiesen, um die Qualität unserer Arbeit und unserer Strukturen stetig verbessern zu können.

Durch das Qualitätsoptimierungs- und Beschwerdeformular erhalten wir zum einen die Möglichkeit Optimierungsvorschläge in unsere alltägliche Arbeit zu integrieren. Des Weiteren sichern passende Teilhabe- und Beschwerdemöglichkeiten im Rahmen der Jugendhilfe eine respektvolle Arbeitsatmosphäre. Beschwerden eröffnen die Option Konflikte zu bearbeiten, Versäumnisse zu beheben oder bestehende Arbeitsstrukturen zu reflektieren sowie zu adaptieren und können somit wichtige und wertvolle Hinweise für eine positive Entwicklung beinhalten.

Wir möchten unseren Kolleg*innen und Klient*innen daher ein einheitliches und transparentes Verfahren für den Fall eines Optimierungsvorschlages oder einer Beschwerde ermöglichen. Dies sichern wir durch unsere stetige persönliche Einweisung sowie unser Konzept für das Optimierungs- und Beschwerdemanagement sowie das inkludierte Prozessdiagramm, welches die Abläufe transparent und überprüfbar darstellt.

Wir streben an Beschwerden, Konflikte oder Anlässe für Optimierungsvorschläge zeitnah, in Eigenverantwortung und nach Möglichkeit in direkter Kommunikation zu bearbeiten und gemeinsam nach Lösungs- und Verbesserungsstrategien zu suchen.

Da wir eine ehrliche und offene Grundhaltung verfolgen, setzen wir einen offenen Beschwerdeweg ein, der auch die Möglichkeit einer anonymen Beschwerde inkludiert.

Im Fall einer anonymen Beschwerde sind keine Rückfragen und keine gemeinsamen bzw. persönlichen Erarbeitungen von Konfliktlösungsstrategien möglich. Wir können dem Betroffenen/ der Betroffenen keine inhaltliche Rückmeldung zu seinem/ ihrem Anliegen mitteilen. In Bezug auf Einzelfälle sind allenfalls notwendige Maßnahmen aufgrund der Anonymität kaum bis gar nicht umsetzbar.

Vielen Dank für Ihre Rückmeldung

Datenschutzrechtliche Hinweise

Mit Angabe der als freiwillig gekennzeichneten persönlichen Daten stimmen Sie der Verarbeitung dieser Daten im Zusammenhang mit der Beschwerde zu. Die Rechtsgrundlage zur Verarbeitung der genannten personenbezogenen Daten bildet die Einwilligung gemäß Art. 6 (1) Buchstabe a EU-DSGVO. Ihre Angaben zu Beschwerden bzw. Optimierungsvorschlägen werden vertraulich behandelt, d.h. Ihre Daten sind nur der Beschwerdemanager*in – als bearbeitender Person – bekannt. Möglicherweise weiteren involvierten Personen, die im Zusammenhang mit der Beschwerde bzw. dem Optimierungsvorschlag stehen, werden die Inhalte Ihrer Angaben ausschließlich offen gelegt, wenn Sie diesem nach Rücksprache zustimmen.

Ihre Daten werden so lange, wie dies für die die Bearbeitung Ihrer Beschwerde bzw. Optimierungsvorschlag notwendig ist, verarbeitet. Jede Beschwerde wird zu Qualitätszwecken durch den Beschwerdemanager*in standardisiert dokumentiert und gesichert aufbewahrt. Die personenbezogenen Daten werden nach 5 Jahren gelöscht. Wir behandeln Ihre Daten entsprechend den Bestimmungen des Datenschutzrechts und treffen größtmögliche Vorkehrungen für deren Sicherheit. Wir möchten Sie vorsorglich darauf hinweisen, dass beim Versand von Emails die Datenübertragung über das Internet in der Regel ungesichert erfolgt und die Daten somit theoretisch an Unbefugte gelangen und auch von diesen verfälscht werden könnten.

Es besteht selbstverständlich jederzeit die Möglichkeit die Verarbeitung und Archivierung Ihrer personenbezogenen Daten zu widerrufen. Zu diesem Zweck senden Sie bitte eine Email mit dem Betreff Widerruf an datenschutz@nova-nrw.de.